Privacyverklaring
Concept: 23 oktober 2026.
Sjabloon – vóór de lancering te controleren door een jurist. Deze tekst is een concept voor de lancering van Stafeta; de dubbel gehaakte delen wachten op invulling, de rest op juridische controle. Geen juridisch advies.
1. De verwerkingsverantwoordelijke
De eenmanszaak van Vince Baráth, handelend onder de namen Stafeta (het platform) en Artavizo (advies). KvK-nummer: KvK-nummer. Btw-id: btw-id. Vestigingsadres: vestigingsadres, Nederland. Contact: hello@stafeta.ai.
Een functionaris voor gegevensbescherming is op grond van art. 37 AVG niet verplicht; privacyvragen gaan naar het adres hierboven.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Op de website (wachtlijst, Loper-aanmelding, contact) en voor accountgegevens (wie zich registreerde, welk bedrijf, facturering) zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat deze verklaring.
Voor de inhoud binnen het platform – kaarten, e-mails, transcripties, contacten, HR- en geldrecords, registers – is het klantbedrijf de verantwoordelijke en verwerken wij in zijn opdracht. Dat regelt de verwerkersovereenkomst; het informeren van werknemers is de taak van de werkgever, onze adviesset biedt daar sjablonen voor.
3. Welke gegevens, waarvoor, op welke grondslag
| Wat | Doel | Grondslag (art. 6 lid 1 AVG) |
|---|---|---|
| Wachtlijst- en Loperformulier: naam, bedrijf, e-mail, bedrijfsgrootte, land | Contact over de lancering; het verwijsprogramma | a) toestemming |
| Account: naam, e-mail, wachtwoordhash, het geheim van de authenticator-app (versleuteld), hashes van de herstelcodes | Inloggen in twee stappen; de veiligheid van het account | b) overeenkomst; c) wettelijke plicht (beveiliging) |
| Inloglog: tijdstip, eerste deel van het IP-adres, browser, gebeurtenis (mislukte login, blokkering, nieuw apparaat) | Misbruik herkennen, de eigenaar waarschuwen | f) gerechtvaardigd belang: bescherming van accounts |
| Facturering: bedrijfsnaam, adres, EU-btw-nummer, facturen, betaalstatus (kaartgegevens verwerkt Stripe, wij zien ze nooit) | Abonnement, factuur, belastingaangifte | b) overeenkomst; c) wettelijke plicht (boekhouding, btw) |
| Gebruiksstatistiek: dagelijkse aantallen per werkruimte en functie – zonder persoon, pad of IP | Het product verbeteren | f) gerechtvaardigd belang; de eigenaar kan het uitzetten |
| Supportcorrespondentie | Je vraag beantwoorden | b) overeenkomst; f) gerechtvaardigd belang |
Wij sturen geen nieuwsbrieven. Wij doen geen profilering en nemen geen geautomatiseerde besluiten over jou. Het AI-model verwerkt de interne inhoud van het platform alleen op verzoek van het klantbedrijf, als diens verwerker (zie punt 7).
4. Onze verwerkers
Wij gebruiken leveranciers die namens ons gegevens verwerken: database en bestandsopslag in de EU (Supabase, Frankfurt), webhosting (Vercel), kunstmatige intelligentie (Anthropic, Claude API), betalingen en facturering (Stripe), botbescherming (Cloudflare Turnstile), transactionele e-mail (naam van de SMTP-provider). De volledige, actuele lijst met locaties en doorgiftegronden: subverwerkers.
Tools die het klantbedrijf zelf koppelt (Mailchimp, Google Drive/Docs/Gmail, Microsoft 365, WordPress) zijn niet onze subverwerkers: de klant gebruikt ze met zijn eigen account en in eigen opdracht; wij voeren alleen de gevraagde handeling uit, na goedkeuring.
5. Doorgifte buiten de EU
De database, bestanden en back-ups staan in de EU. Anthropic (VS) verwerkt onder het EU-VS Data Privacy Framework (DPF) en de standaardcontractbepalingen (SCC's); gegevens die via de API worden gestuurd, worden niet gebruikt om modellen te trainen, en de bewaring volgt de commerciële voorwaarden: de bewaar- en EU-verwerkingsvoorwaarden van Anthropic op de dag van ondertekening te controleren. Stripe en Cloudflare verwerken via hun EU-entiteiten, hun Amerikaanse moederbedrijven onder DPF/SCC's.
6. Hoe lang we bewaren
- Wachtlijst en Loper-aanmelding: tot je je toestemming intrekt, uiterlijk 12 maanden na de publieke lancering.
- Account en werkruimte: voor de duur van de overeenkomst. Na opzegging blijft alles 60 dagen leesbaar en exporteerbaar, daarna verwijderen we het (we mailen 14 en 3 dagen vooraf).
- Je eigen account verwijderen: direct uitgelogd, 7 dagen bedenktijd met een herstellink, daarna definitieve verwijdering; de naam wordt na 30 dagen geanonimiseerd ("Voormalig teamlid"), het werk blijft bij het bedrijf.
- Inloglog: 12 maanden. Facturen en fiscale stukken: 7 jaar volgens Nederlands recht.
- Gebruiksstatistiek: 13 maanden, alleen geaggregeerd. Back-ups: bewaartermijn van back-ups.
7. Kunstmatige intelligentie – transparantie (AI Act)
Stafeta gebruikt een AI-model voor algemene doeleinden (Claude van Anthropic). De agents maken alleen concepten en voorstellen: ze versturen, verwijderen of betalen nooit; alles wat het bedrijf verlaat, keurt een mens goed. Wat de AI schreef, tonen we als "concept" of "voorstel", met de toelichting.
Het systeem doet geen emotieherkenning, geen biometrische identificatie, geen individuele prestatiescores en geen monitoring van werknemers; werkdruk wordt alleen op teamniveau getoond. Het klantbedrijf kan zijn medewerkers informeren met AI-geletterdheidsmateriaal volgens artikel 4 van de AI Act – wij leveren een sjabloon. De eigen classificatie van Stafeta (geen systeem met een hoog risico) laten we door een jurist toetsen aan bijlage III van de AI Act.
8. Beveiliging
Inloggen in twee stappen voor iedereen, versleutelde verbindingen, scheiding per werkruimte in de database, logging, hosting in de EU. Details op de pagina Beveiliging. Bij een datalek melden we binnen 72 uur bij de toezichthouder, zoals de wet vraagt, en waar nodig bij de betrokkenen.
9. Je rechten
Inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, intrekking van toestemming. Schrijf naar hello@stafeta.ai; we antwoorden binnen 30 dagen. Een verzoek over inhoud binnen het platform sturen we door naar het klantbedrijf (je werkgever), omdat dat daar de verantwoordelijke is.
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of, als betrokkene in Hongarije, bij de Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (naih.hu).
10. Gekoppelde accounts: Gmail, Microsoft 365, Facebook, Instagram, LinkedIn
Een klantbedrijf kan zijn eigen accounts aan Stafeta koppelen: Gmail of Microsoft 365 voor het versturen van antwoorden, een Facebook-pagina, een professioneel Instagram-account of een LinkedIn-bedrijfspagina voor het publiceren van posts. De koppeling maakt de eigenaar van het account zelf, op het toestemmingsscherm van de aanbieder, en kan altijd worden verwijderd in Stafeta (Instellingen → Koppelingen, voor mailboxen Instellingen → E-mail) of in de accountinstellingen van de aanbieder.
Google-gebruikersgegevens (Gmail). Stafeta vraagt alleen de toestemming om e-mail te versturen (gmail.send) en je e-mailadres; het vraagt nooit, en heeft nooit, toestemming om mail te lezen, op te sommen, te doorzoeken, te labelen of te verwijderen. Wat Stafeta met de gegevens doet: als een persoon een antwoord op een taakkaart heeft goedgekeurd, verstuurt Stafeta precies dat bericht, één keer, vanaf het eigen Gmail-adres van die persoon, in de thread van de klant; het bewaart het id en de ontvangers van het verzonden bericht op de kaart voor het logboek; het bewaart het refresh-token versleuteld en verwijdert het zodra het account wordt ontkoppeld. De context van de thread komt uit de kopie die naar het adres van Stafeta is doorgestuurd, niet uit de mailbox. Het gebruik en de overdracht door Stafeta van informatie uit Google-API's aan andere apps voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. De oorspronkelijke Engelse verklaring: "Stafeta's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements." (Google API Services User Data Policy).
Microsoft 365 (Outlook). Hetzelfde met de gedelegeerde Mail.Send-machtiging en je basisprofiel: Stafeta verstuurt alleen het goedgekeurde antwoord vanuit je eigen mailbox en leest die nooit.
Facebook, Instagram en LinkedIn. Stafeta bewaart het toegangstoken van de pagina of het account (versleuteld), het id en de naam van de pagina of het account, en voor elke post de goedgekeurde tekst, afbeelding, tijd en het id dat het platform teruggeeft, zodat een post nooit twee keer wordt gepubliceerd. Niets wordt gepubliceerd zonder dat een persoon de exacte tekst, afbeelding en tijd heeft goedgekeurd. Stafeta leest alleen wat daarvoor nodig is: de naam van de pagina, de gebruikersnaam en publicatielimiet van het gekoppelde Instagram-account, en – na een netwerkfout – of de goedgekeurde post al online staat. Het leest geen volgers, privéberichten, reacties of statistieken.
11. Je gegevens verwijderen
Je kunt je gegevens op drie manieren verwijderen, zonder opgaaf van reden:
- Een account ontkoppelen (Gmail, Microsoft 365, Facebook, Instagram, LinkedIn): in Stafeta Instellingen → Koppelingen → Ontkoppelen, of Stafeta verwijderen in de beveiligingsinstellingen van de aanbieder (Google-account → Beveiliging → Toegang van derden; Facebook → Instellingen → Zakelijke integraties). Het opgeslagen token wordt direct verwijderd. Wat blijft is het logboek van al goedgekeurde antwoorden en posts (tekst, tijd, het id van het platform); de eigenaar van de werkruimte verwijdert dat samen met de kaart.
- Je eigen account verwijderen: Instellingen → Account → Mijn account verwijderen. Je wordt direct overal uitgelogd; 7 dagen lang kun je het ongedaan maken met de link in de e-mail; daarna is de verwijdering definitief en wordt je naam na 30 dagen geanonimiseerd ("Voormalig lid"), terwijl de werkgegevens van het bedrijf bij het bedrijf blijven.
- Vraag het ons: mail hello@stafeta.ai met als onderwerp "Verwijder mijn gegevens", vanaf het betreffende adres of met vermelding van het gekoppelde Google-, Facebook- of Instagram-account. We bevestigen de ontvangst binnen 5 werkdagen, voltooien de verwijdering binnen 30 dagen en laten weten wanneer het klaar is. Inhoud die een klantbedrijf beheert (zijn werkruimte) verwijdert dat bedrijf, of wij in zijn opdracht.
Verwijderde gegevens verdwijnen uit de versleutelde back-ups zodra die verlopen (bewaartermijn: punt 6).
12. Cookies en wijzigingen
Cookies en browseropslag hebben een eigen pagina: cookies. Als deze verklaring verandert, publiceren we de nieuwe versie hier met datum; accounthouders mailen we bij wezenlijke wijzigingen.