Amit a csapat minden nap lát

Web és iOS-app, közös adatmodell. Semmit nem kell kézzel bemásolni egy chatbe.

• NapomEsedékes kártyák, jóváhagyások, elakadások egy listában. Reggel egy képernyő, nem hat alkalmazás.
• Jóváhagyás egy ujjalAz ügynök piszkozatot tesz le. Egy húzással jóváhagyod, vagy visszaküldöd egy hangüzenettel.
• Meeting → kártyákOnline meeting-bot vagy telefonos rögzítés, a készüléken átírva. Minden „megcsinálom”-ból kártya lesz, gazdával és határidővel.
• ChatCsatornák, szálak, hang. Az ügynök a csatorna tagja: kérdezhető, és magától szól, ha egy kártya csúszik.
• DokumentumokSzabályok, sablonok, ügyfél-kartonok egy céges agyban. Amit ide írsz, az ügynök aszerint dolgozik.
• VezérlőpultKi mivel van túlterhelve, mi akadt el, mi vár jóváhagyásra, mennyit vitt el az AI a héten és mibe került.

Nem csak jegyzet és határidő: a kártyáról futás indul a cég eszközeiben. Minden lépés egy osztályba tartozik, és ami kimegy a cégből, az pontosan azzal a tartalommal megy ki, amit jóváhagytál.

• Hírlevél a jóváhagyott vázlatbólA kártya szövegéből a Mailchimpben elkészül a kampány: közönség, tárgy, időzítés, teszt a csapatnak. A kiküldés az utolsó lépés, és csak a jóváhagyás után történik.
• A jóváhagyás a tartalomhoz kötveA jóváhagyó pontosan azt látja, ami kimegy: tárgy, címzettek száma, küldési idő, a tartalom előnézete. Ha bármi változik, a korábbi jóváhagyás érvénytelen, és újra kérdezünk. Egy jóváhagyás 24 óráig él.
• Drive, Docs, levélküldésOlvasás a Drive-ból, dokumentum a Docsban, küldés a saját Gmail- vagy Microsoft-fiókból – mindegyik lépés osztályozva: az olvasás magától fut, a létrehozás vázlat, a küldés csak jóváhagyással. Más jogot nem kérünk.

Nem kérjük el a postafiókodat. Amit továbbítasz, abból kártya lesz; a válasz a saját fiókodból megy ki, miután jóváhagytad.

• Egy továbbítási címMinden cég kap egy saját címet. Amit ide továbbítasz vagy átirányítasz, kártya lesz a beérkezőben, a csatolmányokkal együtt, a válaszok ugyanarra a kártyára fűzve. Futtatható fájlt nem tárolunk.
• Válasz a saját fiókodbólA válasz-vázlat jóváhagyás. Aki jóváhagyja, annak a Gmail- vagy Outlook-fiókjából megy ki a levél, és ott a küldöttek között lesz. Automatikus jóváhagyás levelet sosem küld.
• Csak küldési jogA Google-tól és a Microsofttól kizárólag küldési jogot kérünk. Az olvasási, módosítási és „teljes postafiók” jogokat a kód utasítja el – akkor is, ha a szolgáltató többet ajánlana fel.

Nem csak az ügynök munkája vár jóváhagyásra: egy poszt, egy ajánlat, egy költség, egy szabadság is. Ugyanaz az átadózóna, ugyanaz a napló.

• „Jóváhagyást kérek” a kártyánKiválasztod, kitől, egy mondat mellé, és a kártya az ő sorába kerül. Visszaküldés mindig indoklással; a kártya addig nem megy tovább.
• Sor, nem egyesévelA jóváhagyó szűr típusra, és a rutinokat egy mozdulattal zárja le. Ami a tulajdonos szűk keresztmetszete volt, az szétosztható.
• Helyettes és döntésnaplóSzabadságon? Egy időszakra megnevezed, ki dönt helyetted; a napló mutatja, hogy helyettesként döntött. Minden döntés – ki, mikor, mit, miért – visszakereshető, a kártyán és a cég döntésnaplójában.

A kapcsolat kézzel is felvehető, e-mailből is lesz; a panasznak határideje van, a rutinválasz sablonból megy – jóváhagyás után.

• Kapcsolatok és ügyfélútÜgyfél, beszállító, partner egy helyen, a kártyáival, dokumentumaival, fájljaival. Négy szakasz – érdeklődő, ajánlat, szerződés, aktív –, érték és várható zárás, nyert vagy vesztett okkal. Ha egy szál elcsendesedik, az utánkövető ügynök piszkozatot ír.
• Válaszsablon és panasz határidővelA bejövő levélből kártya lesz; a rutinválasz sablonból, névvel és hivatkozási számmal kitöltve, jóváhagyás után megy ki. A panasz saját kártyatípus SLA-órával: a listán is látszik, mennyi idő van hátra.
• Nyilvános űrlapÉrdeklődés, jelentkezés, panasz egy linkről vagy QR-kódról; minden beküldés kártya a Beérkezettben, a beküldő hivatkozási számot kap, a robotokat Turnstile szűri.

A Stafeta nem számláz és nem utal: a döntést és a nyilvántartást adja, a pénz a bankban mozog.

• Költségigény bizonylatfotóvalÖsszeg, kategória, mivel fizetted, fotó a bizonylatról a telefonról; a pénzügyes sorába kerül, jóváhagyás után „visszatérítve” jelöléssel zárul. Az összeget csak az érintettek látják.
• Ki tartozik nekünk, kinek tartozunkA számlázó (Billingo, Számlázz.hu, Moneybird) exportjából korosítás és a legnagyobb tartozók; a beszállítói számla kártyán, jóváhagyással, „fizetendő” és „kifizetve” állapottal.
• ÁFA-határidők kártyánOrszágod bevallási ritmusa szerint előre legyártott kártyák a pénzügyesnek (előbeállítás ma: magyar és holland), „ellenőrizendő” jelöléssel – a bevallást te adod be.

Ajánlat, terv, hírlevél-előnézet: egy célzott linken az ügyfél megnézi, jóváhagyja vagy visszaküldi, megjegyzést ír, fájlt tölt fel. Semmi mást nem lát.

• Egy link, egy kártya, egy személyA link egy e-mail-címhez kötött, lejár (1–30 nap), bármikor visszavonható, és alapból egy e-mailben kapott egyszeri kóddal nyílik. Az ügyfél csak a megosztott kártyát látja.
• Döntés, megjegyzés, fájlJóváhagyás vagy visszaküldés indoklással, megjegyzés, aláírt PDF feltöltése – mind a kártyán landol, naplózva, az ügyfél címével.
• Az ügyfél döntése külön sorA vendég jóváhagyása nem a csapaté: külön látszik. Egy futás-lépést csak akkor old fel önmagában, ha ezt a cég arra az eszközre kifejezetten bekapcsolta.

Néhány szám, aminek gazdája és heti célja van, és egy heti felülvizsgálat, amiből kártyák és döntések lesznek – nem jegyzetek.

• ScorecardDarab, százalék, pénz, óra – minden számnak gazdája és heti célja van. Tizenhárom hét egy sorban, zöld vagy piros. A platform maga tölti, amit tud: csúszó kártyák, nyitott jóváhagyások, a hét AI-költsége, kintlévőség.
• Heti felülvizsgálatJó hírek, scorecard, célok, hírek, múlt heti teendők, aztán a problémák – egy fix napirend, 90 perc. Ami megoldódik, kártya lesz gazdával és dátummal, és bekerül a döntésnaplóba.
• Negyedéves célokHárom-öt cél egy negyedévre, gazdával, a hozzájuk kötött kártyákkal. A felülvizsgálaton egy pillantás: pályán, lecsúszott, kész.

Három lista, ami eddig egy táblázatban vagy egy fejben élt. A Stafeta nem ír alá, nem mond fel, nem töröl és nem ad jogot – a nyilvántartás és a kártya emlékeztet, az ember cselekszik.

• Szerződések felmondási dátummalMásik fél, futamidő, felmondási idő, automatikus hosszabbítás, érték. A felmondási dátum 90, 60, 30 és 14 nappal előre kártyát tesz a határidők közé; az aláírt PDF a kártyán van.
• GDPR-kérések egy hónapos órávalHozzáférés, törlés, helyesbítés, tiltakozás: beérkezés, csatorna, ügyintéző, ellenőrzőlista típusonként. A közös táblán csak a sorszám és a típus látszik, név soha. Hosszabbítás csak indokkal, az első hónapban.
• Rendszerek és hozzáférésekKi melyik eszközbe fér be, milyen szinten, mióta. Kilépéskor a visszavonás lista lesz, nem emlék. Jelszót a Stafeta sosem lát.