Wat het team elke dag ziet

Web en iOS-app, één gedeeld datamodel. Niets hoeft met de hand in een chat geplakt te worden.

• Mijn dagKaarten die vandaag af moeten, goedkeuringen en blokkades in één lijst. ’s Ochtends één scherm, geen zes apps.
• Goedkeuren met één vingerDe agent legt een concept neer. Eén veeg om goed te keuren, of terugsturen met een spraakbericht.
• Meeting → kaartenEen online meetingbot of een opname op je telefoon, op het toestel uitgeschreven. Elk “doe ik” wordt een kaart met eigenaar en deadline.
• ChatKanalen, threads, spraak. De agent is lid van het kanaal: je kunt hem vragen stellen, en hij meldt zich als een kaart uitloopt.
• DocumentenRegels, sjablonen en klantdossiers in één bedrijfsbrein. Wat je hier schrijft, is hoe de agent werkt.
• Dashboard voor de eigenaarWie overbelast is, wat vastzit, wat op goedkeuring wacht, hoeveel de AI deze week overnam en wat dat kostte.

Niet alleen een notitie en een deadline: een kaart start een run in de tools van je bedrijf. Elke stap heeft een klasse, en wat het bedrijf verlaat, verlaat het met precies de inhoud die jij goedkeurde.

• Een nieuwsbrief uit het goedgekeurde conceptUit de tekst van de kaart wordt in Mailchimp de campagne gebouwd: doelgroep, onderwerp, tijdstip, een test naar het team. Verzenden is de laatste stap, en gebeurt pas na de goedkeuring.
• De goedkeuring is aan de inhoud gebondenDe goedkeurder ziet precies wat eruit gaat: onderwerp, aantal ontvangers, verzendtijd, een voorbeeld van de inhoud. Verandert er iets, dan vervalt de eerdere goedkeuring en vragen we opnieuw. Een goedkeuring blijft 24 uur geldig.
• Drive, Docs, mail versturenLezen uit Drive, een document in Docs, versturen vanuit je eigen Gmail- of Microsoft-account – elke stap geclassificeerd: lezen loopt vanzelf, aanmaken is een concept, versturen alleen met goedkeuring. Meer rechten vragen we niet.

We vragen je mailbox niet. Wat je doorstuurt wordt een kaart; het antwoord gaat uit vanuit je eigen account, nadat jij het goedkeurde.

• Eén doorstuuradresElk bedrijf krijgt een eigen adres. Wat je daarheen doorstuurt of omleidt, wordt een kaart in de inbox, met bijlagen, en antwoorden komen op dezelfde kaart. Uitvoerbare bestanden slaan we nooit op.
• Antwoord vanuit je eigen accountEen antwoordconcept is een goedkeuring. Wie goedkeurt, verstuurt vanuit het eigen Gmail- of Outlook-account, en het staat daar bij Verzonden. Een automatische goedkeuring verstuurt nooit mail.
• Alleen verzendrechtVan Google en Microsoft vragen we uitsluitend het recht om te versturen. Lees-, wijzig- en “volledige mailbox”-rechten weigert de code – ook als de provider meer zou aanbieden.

Niet alleen het werk van de agent wacht op goedkeuring: een post, een offerte, een uitgave, een verlofaanvraag. Dezelfde wisselzone, hetzelfde logboek.

• “Goedkeuring vragen” op de kaartJe kiest aan wie, met één zin erbij, en de kaart komt in diens wachtrij. Terugsturen altijd met een reden; de kaart gaat tot dan niet verder.
• Een wachtrij, niet één voor éénDe goedkeurder filtert op type en sluit de routine met één beweging af. Wat de bottleneck van de eigenaar was, kan verdeeld worden.
• Vervanger en beslislogboekMet verlof? Je benoemt voor een periode wie voor je beslist; het logboek toont dat het als vervanger besloten is. Elke beslissing – wie, wanneer, wat, waarom – is terug te vinden, op de kaart en in het beslislogboek van het bedrijf.

Een contact voeg je met de hand toe of komt uit een e-mail; een klacht heeft een termijn; een routineantwoord komt uit een sjabloon – na goedkeuring.

• Contacten en de pijplijnKlant, leverancier, partner op één plek, met hun kaarten, documenten en bestanden. Vier fasen – lead, offerte, contract, actief –, een waarde en een verwachte sluiting, gewonnen of verloren met een reden. Valt een draad stil, dan schrijft de opvolgagent een concept.
• Antwoordsjablonen en klachten met een termijnEen binnenkomende e-mail wordt een kaart; het routineantwoord komt uit een sjabloon, ingevuld met naam en referentienummer, en gaat na goedkeuring uit. Een klacht is een eigen kaarttype met een SLA-klok: de lijst toont hoeveel tijd er nog is.
• Openbare formulierenAanvragen, aanmeldingen, klachten via een link of QR-code; elke inzending wordt een kaart in de Inbox, de afzender krijgt een referentienummer, Turnstile houdt de bots buiten.

Stafeta factureert niet en maakt geen geld over: het geeft je het besluit en de administratie, het geld beweegt bij de bank.

• Declaraties met een bonfotoBedrag, categorie, hoe je betaalde, een foto van de bon vanaf de telefoon; het landt in de rij van de financiële collega en sluit na goedkeuring als "vergoed". Alleen de betrokkenen zien het bedrag.
• Wie ons geld schuldig is, aan wie wijOuderdom en de grootste debiteuren uit de export van je factuurtool (Billingo, Számlázz.hu, Moneybird); leveranciersfacturen als kaarten met goedkeuring, "te betalen" en "betaald".
• Btw-deadlines als kaartenVooraf gemaakte kaarten voor de financiële collega in het aangifteritme van jouw land (voorinstellingen vandaag: Nederland en Hongarije), gemarkeerd "controleren" – de aangifte doe jij.

Een offerte, een plan, een voorbeeld van een nieuwsbrief: via een beperkte link bekijkt de klant het, keurt goed of stuurt terug, reageert, uploadt een bestand. Meer ziet hij niet.

• Eén link, één kaart, één persoonDe link is aan een e-mailadres gebonden, verloopt (1–30 dagen), is altijd in te trekken en opent standaard met een eenmalige code per e-mail. De klant ziet alleen de gedeelde kaart.
• Beslissing, reactie, bestandGoedkeuren of terugsturen met reden, reageren, de getekende pdf uploaden – alles landt op de kaart, gelogd, met het adres van de klant.
• De beslissing van de klant is een eigen regelDe goedkeuring van een gast is niet die van het team: ze staat apart. Ze geeft een runstap alleen op zichzelf vrij als het bedrijf dat voor die tool uitdrukkelijk heeft aangezet.

Een paar cijfers met een eigenaar en een weekdoel, en een wekelijkse review die kaarten en beslissingen oplevert – geen notities.

• ScorecardAantallen, percentages, geld, uren – elk cijfer heeft een eigenaar en een weekdoel. Dertien weken op een rij, groen of rood. Het platform vult in wat het kan: achterlopende kaarten, open goedkeuringen, de AI-kosten van deze week, openstaande facturen.
• Wekelijkse reviewGoed nieuws, scorecard, doelen, headlines, de to-do’s van vorige week, dan de issues – een vaste agenda, 90 minuten. Wat opgelost wordt, wordt een kaart met eigenaar en datum, en komt in het beslislogboek.
• KwartaaldoelenDrie tot vijf doelen per kwartaal, met een eigenaar en de kaarten die erbij horen. In de review één blik: op koers, uit koers, klaar.

Drie lijsten die tot nu toe in een spreadsheet of in iemands hoofd leefden. Stafeta tekent niet, zegt niet op, verwijdert niet en geeft geen rechten – het register en de kaart herinneren, mensen handelen.

• Contracten met opzegdatumWederpartij, looptijd, opzegtermijn, automatische verlenging, waarde. De opzegdatum zet 90, 60, 30 en 14 dagen vooraf een kaart tussen de deadlines; de getekende pdf staat op de kaart.
• AVG-verzoeken met een klok van één maandInzage, verwijdering, rectificatie, bezwaar: ontvangen, kanaal, behandelaar, een checklist per type. Op het gedeelde bord staan alleen het nummer en het type, nooit een naam. Verlengen alleen met reden, binnen de eerste maand.
• Systemen en toegangWie in welke tool kan, op welk niveau, sinds wanneer. Bij vertrek wordt intrekken een lijst, geen herinnering. Stafeta ziet nooit een wachtwoord.